Perché le informazioni sono la linfa vitale di ogni azienda e come sfruttarle a proprio favore

La raccolta dei dati è sempre più onnipresente all'interno delle organizzazioni, soprattutto dopo la diffusione della digitalizzazione in seguito alla pandemia. Ma troppo spesso rappresenta solo un valore che viene dimenticato. Le organizzazioni sanno di dover raccogliere dati e ricavarne informazioni utili. Ma spesso non dispongono di metodi efficienti per gestire e analizzare il loro tesoro di informazioni.

È compito dei responsabili IT porsi le domande giuste. Come vengono raccolti i dati? Come vengono analizzati? E vengono utilizzati per migliorare il processo decisionale?

Tuttavia, prima deve avvenire un cambiamento di mentalità. Le aziende hanno adottato sistemi di gestione delle informazioni principalmente per questioni di conformità e sicurezza. Si tratta di un approccio reattivo destinato a mantenere i team IT sempre sulla difensiva.

Con la proliferazione di tecnologie emergenti come l'IA e con la gestione da parte delle aziende di set di dati sempre più grandi e complessi, il ruolo delle informazioni sta cambiando.

I leader IT sono sempre più consapevoli del fatto che investire nella gestione delle informazioni non è semplicemente una questione di spuntare delle caselle, ma può sbloccare il valore nascosto nelle organizzazioni e rendere i processi più veloci, sicuri e gratificanti per i dipendenti.

Una buona gestione delle informazioni inizia con l'ottimizzazione dei flussi di lavoro delle informazioni in tutta l'organizzazione. La direzione da prendere dipende dall'ambizione dei responsabili delle decisioni dell'organizzazione.

Comprendere il modo in cui le informazioni si muovono all'interno dell'organizzazione è una parte semplice ma essenziale della gestione dei dati in linea con gli obblighi di conformità. I settori fortemente regolamentati, come la sanità e i servizi finanziari, hanno ampiamente implementato soluzioni di gestione delle informazioni. Questi settori devono gestire grandi quantità di dati sensibili, come le cartelle cliniche dei pazienti e le informazioni di identificazione personale, ponendo maggiore attenzione al miglioramento della gestione delle informazioni.

Sebbene questi settori abbiano guidato l'automazione, concentrarsi così tanto sul rafforzamento della conformità ha portato alcune organizzazioni a perdere la possibilità di sfruttare il vero potenziale dei propri dati.

L'enfasi sulla sicurezza e sulla conformità ha limitato la portata della gestione delle informazioni in molte organizzazioni e ha portato a una percezione troppo ottimistica della maturità digitale.

La ricerca di Canon mostra che le aziende stanno facendo progressi nella digitalizzazione dei processi, con il 94% di loro che dichiara di aver implementato una forma di automazione. Alla domanda sulla sicurezza delle informazioni e sui processi digitali, il 78% degli ITDM ritiene che le proprie organizzazioni siano già mature¹.

Nonostante questa percezione di maturità, solo il 53% degli ITDM si è spinto fino all'implementazione dei "primi passi" nel proprio percorso di automazione, con i diritti di accesso automatici come capacità più comunemente segnalata².

Ciò rivela la scarsa applicazione dei processi automatizzati fino ad oggi. Quali misure devono quindi adottare i responsabili delle decisioni IT per migliorare questo aspetto?

I dati sono la linfa vitale delle aziende. Sfruttare il loro valore può sbloccare ulteriori opportunità e offrire un vantaggio competitivo. Tuttavia, le informazioni hanno valore solo quando si muovono. Poiché le organizzazioni stanno già raccogliendo questi dati per motivi di conformità, i responsabili delle decisioni IT devono cercare modi per aiutare i diversi team a condividere le informazioni in modo più efficiente. Una volta che le persone giuste hanno accesso ai dati giusti, è molto più facile ottimizzare i processi.

Ad esempio, nel settore sanitario, si potrebbero utilizzare i dati contenuti nelle cartelle cliniche ospedaliere per ottimizzare i flussi del pronto soccorso, individuando colli di bottiglia e inefficienze per ridurre i tempi di attesa dei pazienti. Fare un passo indietro e rivalutare il modo in cui le informazioni fluiscono attraverso l'azienda può diventare un elemento chiave di differenziazione competitiva.

Hai mai sentito parlare dell'effetto "sedia girevole"? È un fattore negativo per la crescita, perché si verifica quando il personale deve passare da un'app all'altra e da un sistema all'altro solo per svolgere le attività di routine. Peggio ancora, può vanificare i tentativi di implementare nuove tecnologie come l'intelligenza artificiale. Collegando i sistemi chiave e creando una rete di informazioni unificata, un solido programma di gestione delle informazioni rende più semplice l'adozione delle tecnologie emergenti e consente di ottenere rendimenti più elevati con dati accessibili di alta qualità.

Le aziende non devono intraprendere tutto questo da sole. Un partner strategico con la giusta esperienza nella gestione delle informazioni e dei processi aziendali può aiutare a identificare le informazioni più preziose a cui puntare e a co-creare i processi giusti per sbloccare tali informazioni. Al contempo, una piattaforma uniforme semplifica la gestione delle informazioni a livello di organizzazione e il superamento dei silos. Un team di leadership motivato può portare avanti i cambiamenti e fornire una visione d'insieme.

Incoraggiamo un cambiamento di percezione. La gestione delle informazioni non riguarda solo la conformità. Si tratta di far muovere un'organizzazione più velocemente e di scoprire valore in luoghi inaspettati. Quando le aziende interiorizzeranno questo messaggio, saranno in grado di cogliere i vantaggi delle tecnologie che plasmano il futuro.