Raccolta dati più intelligente: la chiave per una gestione delle informazioni semplificata

Inserimento di dati: un processo in evoluzione ma ancora presente

Se torniamo con la mente a quando i computer non esistevano, raccogliere informazioni voleva dire documentarsi manualmente. Documenti come fatture, lettere di candidatura e comunicazioni con i clienti arrivavano tramite posta. Le informazioni cartacee dovevano essere aperte, lette e archiviate e costringevano i dipendenti a dedicare il loro tempo all'inserimento dei dati in registri e libri mastro.

Dall'avvento del computer, il processo di inserimento dei dati è stato digitalizzato e i dipendenti hanno iniziato a inserire informazioni in fogli di calcolo e modelli digitali. Eppure, le aziende ancora ricevono informazioni in più formati diversi, come documenti cartacei o PDF. Questa digitalizzazione parziale, o ambiente ibrido, aggiunge complessità alla gestione delle informazioni in ogni azienda moderna.

Sono i dipendenti a pagare lo scotto di questa difficoltà, costretti a impiegare del tempo prezioso a copiare le informazioni dai documenti stampati ai modelli digitali e a scansionarli per garantirne l'archiviazione nei registri digitali. Spesso anche i dati di documenti già digitali come i PDF devono essere trasferiti manualmente nei modelli corretti per l'elaborazione. Questi flussi di lavoro amministrativamente pesanti presentano implicazioni su larga scala che si aggiungono alle inefficienze di tutta l'azienda.

Estrazione intelligente

I progressi nell'intelligenza artificiale e nelle tecnologie di estrazione di dati, come gli strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per trascrivere le informazioni scritte in formati strutturati e non strutturati, stanno rendendo possibile estrarre valore da qualsiasi tipo di documento. Che si tratti di documenti digitali o cartacei, le soluzioni avanzate per la raccolta consentono di estrarre i contenuti e di trasformarli in dati pronti all'uso.

Questo processo semplifica incredibilmente anche l'individuazione delle informazioni presenti all'interno dei documenti, dal momento che i dati possono essere indicizzati. Rendendo i dati facili da individuare, estrarre ed elaborare, le soluzioni di raccolta aprono a nuove opportunità, come ad esempio una più semplice analisi dei documenti e un'archiviazione più sicura. Se le informazioni presenti in un documento vengono indicizzate o categorizzate con l'uso dei tag, diventa più facile applicare regole di sicurezza e requisiti di conformità per l'archiviazione dei documenti.

Ancor più importante, estraendo automaticamente i dati da documenti di più formati diversi le soluzioni di raccolta intelligente riescono a ridurre in modo sostanziale il tempo che i dipendenti devono dedicare ad attività di amministrazione manuali come l'inserimento dei dati.

Tempo di trasformazione

I dipendenti calcolano di perdere circa un quarto della loro giornata lavorativa dietro attività amministrative^[4]. Per qualsiasi azienda dovrebbe essere una priorità trasformare questo tempo in attività che apportano valore. L'inefficienza resta un problema comune e radicato nelle moderne aziende, ma esistono dei modi semplici per contrastarla: la raccolta più intelligente è uno degli elementi fondamentali.

Per i team IT che stanno riflettendo su cosa investire, il migliore approccio consiste nell'identificare i reparti più affaticati dalla documentazione che spendono una quantità eccessiva di tempo nell'inserimento e nell'elaborazione dei dati. Sono questi i reparti in cui l'investimento in migliori tecnologie di raccolta e automazione può apportare un vero valore all'azienda, per velocizzare l'elaborazione, abbassare i costi operativi, aumentare la sicurezza e portare a miglioramenti nell'efficienza in generale.