Office Security
Protect your networked print and scan technology from cyber-attacks and data losses with complete compliance.
ARTICOLO
Come mantenere i tuoi dati al sicuro in tempi incerti
In un momento come questo in cui i confini tra ufficio e lavoro da remoto si confondono in un modo che nessuno avrebbe potuto prevedere, come puoi assicurare che i dati della tua azienda siano protetti?
Assicurare la sicurezza dei dati nel remote working
Unisciti a noi in questo webinar per conoscere come assicurare la sicurezza dei dati della tua azienda anche nel lavoro da remoto e scopri come gestire questo periodo di transizione
Il remote working in tempi di emergenza
All'inizio del 2020, mentre facevamo ingresso nel nuovo anno, pochi di noi avrebbero potuto immaginare il livello di trasformazione che avremmo dovuto affrontare. Ma la realtà è che il mondo sta cambiando e in un modo che non abbiamo mai sperimentato prima. Siamo costretti ad adattarci per sopravvivere e lavorare da casa è diventata la nuova normalità per molti.
Improvvisamente quella trasformazione digitale che le aziende stavano costruendo passo dopo passo è diventata una necessità immediata. Ma con poco tempo a disposizione per prepararsi a una situazione del genere, come si fa a garantire che le informazioni critiche per la propria azienda non solo circolino come dovrebbero, ma rimangano anche protette?
I rischi nella gestione delle informazioni
La necessità di proteggere i dati sensibili della tua azienda è più importante che mai in questo nuovo contesto internazionale. Il requisito di protocolli di sicurezza solidi e regolamenti d'uso adeguati ora è più forte che mai. Quindi, quali sono le sfide per la sicurezza della tua azienda e come puoi affrontarle?
Ecco alcuni dei nostri principali consigli sulla sicurezza per una gestione da remoto più sicura:
1) Proteggi la tua politica di remote working - i criminali informatici sono sempre in agguato e alla ricerca di nuove opportunità: questo rapido cambiamento globale è proprio quello che stavano aspettando. Hanno esperienza nell’osservare la rete e capire se ci sono solo utenti domestici o utenti aziendali che lavorano da casa. Quindi, se non ti stai adoperando per proteggere i tuoi dipendenti con una politica di remote working sicura, potresti presto ritrovarti con una perdita di dati diffusa o persino con l’accesso ai tuoi file
2) Attenzione agli attacchi di phishing – gli studi di settore hanno dimostrato un aumento significativo delle e-mail fasulle , le quali sostengono di offrire importanti aggiornamenti sulla sicurezza, ma che in realtà infettano il dispositivo dell'utente con malware. Assicurati che i tuoi dipendenti remoti sappiano identificare le e-mail che offrono questo tipo di consulenza, controllando chi è il mittente e che il loro indirizzo e-mail corrisponda esattamente a un destinatario previsto. E se qualcuno chiede di fare clic su un link sconosciuto, pensaci due volte prima di aprirlo
3) Non dimenticare la sicurezza del dispositivo domestico - il tuo team lavora da casa ed è molto probabile che debba utilizzare qualsiasi stampante o scanner abbia a disposizione per le attività quotidiane; questi dispositivi probabilmente non avranno le funzionalità di sicurezza standard fornite dalle apparecchiature di rete aziendali. Qualsiasi dispositivo connesso a Internet è più vulnerabile ai potenziali attacchi, quindi, per salvaguardare i dati aziendali critici, è necessario fornire supporto ai lavoratori remoti per garantire che la loro rete sia privata e sia possibile accedervi solo con una password sicura, ad esempio modificando immediatamente la password predefinita
4) Documenti riservati - a tal fine, è importante assicurarsi che i lavoratori remoti trattino i documenti aziendali con la stessa cura dei loro estratti conto bancari, assicurandosi che distruggano o conservino in modo sicuro qualsiasi documento riservato fino a quando non faranno ritorno in ufficio
5) La migliore strategia è averne una - la sicurezza dei documenti è fondamentale, quindi lavorare da casa non significa allentare le policy aziendali. È importante ricordare al tuo team di utilizzare solo applicazioni, reti e sistemi cloud forniti dall'azienda. Eventuali strumenti di collaborazione e archiviazione cloud gratuiti, che potrebbero essere tentati di utilizzare, potrebbero non essere sicuri in assenza di un controllo adeguato
Se qualcuno del tuo team lavora in remoto, devi assicurarti che sappia chiaramente come mantenere lo stesso standard di sicurezza aziendale, sia che si trovi tra le quattro mura dell'ufficio sia che lavori seduto sul divano.
Creare un'organizzazione di remote working sicura
Quindi, ora che abbiamo stabilito l'importanza della sicurezza dei documenti per il lavoro da remoto, come si sviluppa una strategia di protezione dei dati?
La buona notizia è che è molto meno complicato di quanto si pensi. Forti della consapevolezza che le informazioni vitali non si limitano a fuoriuscire dalla rete aziendale attraverso attacchi complessi abilitati da internet, ma spesso attraverso la mancanza di semplici processi di sicurezza dei dati, ora è il momento di rivedere il vostro approccio di gestione delle informazioni e sviluppare pratiche di remote working.
Devi essere sicuro di poter proteggere i documenti aziendali e proteggere le informazioni sensibili mantenendo la conformità alle normative sulla gestione dei documenti. E tutto ciò senza influire sulla capacità dei dipendenti di accedere ai dati, alle informazioni e ai documenti necessari per svolgere il proprio lavoro.
È necessario considerare l'archiviazione, la gestione, la distribuzione e gli archivi come fattori critici nella configurazione della sicurezza delle informazioni. È importante porsi queste domande:
- Che livello di visibilità hai attualmente sui processi documentali?
- Sei in grado di tracciare l'attività dell'utente?
- Quale protezione viene attualmente applicata ai documenti mentre vengono spostati all'interno e all'esterno dell'organizzazione al fine di ridurre al minimo i rischi per la sicurezza?
- Sei sicuro che solo gli utenti autorizzati accedano ai dati sensibili?
- Sei sicuro che tutti i tuoi dati digitali siano archiviati solo per il periodo di tempo legalmente richiesto?
Se fai fatica a rispondere a una di queste domande o la risposta è no, allora devi cercare una soluzione sicura per la gestione dei documenti e il flusso di lavoro. Chiedi ai tuoi potenziali fornitori di affrontare questi temi per assicurarti di mitigare i rischi di perdita di dati e multe costose.
È necessario un sistema in grado di funzionare nel cloud e gestire il flusso di lavoro, dandoti la possibilità di monitorare e controllare completamente le informazioni aziendali critiche, offrire protezione sicura per i tuoi documenti e impostare politiche di cancellazione conformi alla legislazione in vigore.
Le aziende, ora più che mai, possono imparare non solo a sopravvivere, ma a prosperare in questi tempi incerti.
Scopri di più su come garantire la sicurezza dei dati nel lavoro da remoto
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