Sei pronto per un futuro di remote working?

Anche se il futuro non è ancora stato scritto, sappiamo per certo che la digitalizzazione sta diventando un'esigenza sempre più pressante. Questo significa che implementare la tecnologia e l'infrastruttura appropriate sarà fondamentale per sopravvivere in un ambiente probabilmente destinato a rimanere instabile ancora per molto tempo. È arrivato il momento di lavorare a pieno ritmo e fornire il massimo supporto ai team, investendo in tecnologie e sistemi adatti a modalità di lavoro più flessibili.

Ma la tua azienda era già pronta per il lavoro remoto prima di questo cambiamento globale inaspettato? Sei pronto a cambiare assetto per passare a una struttura più in linea con questa "nuova normalità" a lungo termine? Solo nel Regno Unito, meno del 50% degli impiegati ritiene che l'infrastruttura attuale dell'azienda sia effettivamente in grado di supportare modalità di lavoro remoto sicure e produttive¹. La cosa non stupisce affatto, se si pensa che ogni azienda si trova a un livello di maturità diverso nel proprio percorso di trasformazione digitale. Il panorama aziendale che conosciamo è caratterizzato da una vasta gamma di moderni ambienti di lavoro ibridi, che utilizzano una combinazione di procedure cartacee e digitali.

Pertanto, anche se molte aziende non erano ancora pronte, la situazione attuale costringe tutti a cambiare prospettiva. Ma questo non significa che debba essere complicato o costoso. E quindi, da dove bisogna cominciare per trarre veramente vantaggio da una forza lavoro remota più regolare, in futuro?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Considerazioni per gestire il lavoro remoto a lungo termine

Se desideri adottare il lavoro remoto a lungo termine, la tua azienda ha bisogno di un ecosistema in grado di supportare un approccio incentrato sul digitale. In quest'ottica, è necessario considerare quattro aspetti chiave:

1) Tecnologia - È probabilmente l'aspetto più importante da considerare, perché le tue scelte tecnologiche determineranno il successo o il fallimento della tua organizzazione di lavoro remoto. L'infrastruttura, i dispositivi fisici e gli strumenti digitali che scegli per la tua forza lavoro devono essere tutti espressamente concepiti per garantire flessibilità.

Ma sostituire i rigidi computer desktop con una flotta di portatili non è sufficiente. Supponi di lavorare nel settore didattico o legale. Per la sua stessa natura, il tuo lavoro quotidiano richiede l'accesso a un dispositivo di stampa e scansione di livello Enterprise, che può avere la stessa importanza del portatile, tanto in un ambiente di lavoro domestico quanto in un'area di coworking.

Devi concentrarti sulle piccole migliorie che possono aiutare il tuo team a svolgere il proprio lavoro e a utilizzare senza problemi i servizi basati su cloud. Più gli strumenti a disposizione della forza lavoro remoto sono intuitivi, più la risposta del tuo team sarà positiva e tu avrai meno probabilità di ritrovarti ad affrontare i costi imprevisti associati all'uso di soluzioni consumer in aggiunta alle tecnologie di lavoro da parte dei dipendenti.

E non dimenticare di offrire manutenzione e assistenza. Una stretta collaborazione con il reparto IT è fondamentale per garantire l'applicazione delle patch e degli aggiornamenti appropriati al momento opportuno.

2) Strumenti di collaborazione - Gli strumenti che utilizzi per elaborare le informazioni business-critical devono essere allineati all'infrastruttura e ai dispositivi che hai scelto. Indipendentemente dalla tua predisposizione alla collaborazione prima della situazione attuale, la disponibilità di un'affidabile soluzione per la gestione delle informazioni è ormai essenziale in qualunque framework di lavoro remoto.

Ed è proprio qui che le soluzioni cloud possono risultare veramente utili alla tua azienda. Ora devi dedicare un po' di tempo alla revisione del tuo sistema attuale, soprattutto se stai usando la prima soluzione che hai trovato per far fronte all'emergenza, e cercarne una che ti consenta di soddisfare tutte le tue esigenze in termini di sicurezza e flusso di lavoro per la gestione delle informazioni aziendali.

Dovrai anche promuovere programmi di formazione per aiutare il tuo team ad affrontare il futuro. Prima saranno pronti, più rapidamente potrai trarre pienamente profitto dal tuo investimento.

3) Colmare il divario fra procedure cartacee e digitali - Parlare di adottare una soluzione cloud per dare vita a un team di lavoro remoto è facile, ma cosa succede se la tua azienda è ancora all'inizio della trasformazione digitale e dipende ancora in modo sostanziale dai processi cartacei? Durante il lockdown ti sei trovato in difficoltà perché non riuscivi ad accedere ai file e ad avviare i flussi di lavoro digitali?

Ogni azienda ha caratteristiche proprie, e non esiste una soluzione unica per tutti, ma occorre escogitare una strategia che consenta di passare dalla situazione attuale a quella desiderata, definendo tempistiche appropriate. Il segreto è non lasciarsi prendere dal panico e dalla fretta. Di fatto, devi riuscire a trovare un equilibrio tra l'infrastruttura legacy e la combinazione attuale di processi cartacei e digitali in modo da promuovere un'integrazione lineare, senza ricorrere a una sostituzione radicale.

4) Delivery - Le informazioni costituiscono la linfa vitale di ogni azienda, e per garantire il successo dell'organizzazione occorre gestirne efficacemente il flusso, dall'input, al trasferimento, fino alla consultazione. In un momento in cui la continuità è essenziale, puoi ben capire l'importanza critica di combinare efficacemente tecnologia, strumenti di collaborazione e una gestione efficiente dei processi documentali.

Fornendo ai dipendenti una struttura affidabile e intuitiva, otterrai vantaggi indiscutibili sia in termini di produttività che di utile netto.