I nostri quattro suggerimenti per l'implementazione efficace della tecnologia di gestione delle informazioni

Decidere di investire in nuove tecnologie per migliorare il flusso di informazioni all'interno dell'organizzazione è una cosa. Riuscire a implementarle con un'interruzione minima, mantenendo bassi i costi, è un'altra.

È importante comprenderlo, perché le implementazioni tecnologiche con risultati disastrosi fanno notizia: che si tratti dell'abbandono del sistema di raccolta dati sanitari dei pazienti di NHS, descritto come "il peggior fallimento IT mai visto"¹, o del raffazzonato sistema di automazione dei magazzini di Sainsbury, poi abbandonato per un costo di 150 milioni di sterline².

Nell'ambito della nostra nuova ricerca, abbiamo intervistato migliaia di responsabili delle decisioni IT per comprendere l'evoluzione dei processi aziendali. La ricerca ha evidenziato che, per l'implementazione di nuove tecnologie, la compatibilità con l'architettura esistente è la sfida numero uno per i responsabili delle decisioni IT.

Questi problemi possono essere fatali per un nuovo progetto tecnologico, in un momento in cui sono molte le aziende che tentano di acquisire una maggiore maturità digitale. Abbiamo scoperto che il 10% degli intervistati è stato costretto ad abbandonare completamente un'implementazione negli ultimi due anni.

In questo articolo illustreremo quattro aree che i responsabili delle decisioni IT devono tenere in considerazione durante l'implementazione di nuove tecnologie. Comprendere a pieno questi elementi consente di applicare un'implementazione più fluida e gratificante, in modo che le aziende possano iniziare a vedere i vantaggi dei nuovi sistemi.

Nell'ambito della nostra ricerca per il report, abbiamo chiesto ai responsabili delle decisioni IT quali sfide hanno dovuto affrontare l'ultima volta che hanno intrapreso un'implementazione tecnologica strategica. L'integrazione con l'infrastruttura IT esistente è stato il problema più comunemente citato, dal 28% degli intervistati.

È per questo che, quando i responsabili delle decisioni IT prospettano un nuovo investimento, la compatibilità emerge come la considerazione più importante durante il processo di approvvigionamento, anche più delle capacità della tecnologia stessa.

Tuttavia, considerando il tempo, i costi e le sfide associate all'implementazione di soluzioni completamente nuove, il nostro consiglio è di adottare un approccio strategico all'approvvigionamento, dando priorità alle tecnologie scalabili che consentono di aggiungere ulteriori funzionalità man mano che l'azienda si evolve senza nuove implementazioni importanti.

Abbiamo chiesto ai responsabili delle decisioni IT quale livello di supporto abbiano ricevuto nell'ultima importante implementazione tecnologica. Il 61% ha dichiarato di essersi affidato a un fornitore di terze parti in alcune occasioni.

È interessante notare che non tutte le aziende adottano lo stesso approccio al momento di cercare un supporto esterno. Il 34% cerca un livello di supporto base che dia loro la sicurezza per poter gestire autonomamente il compito. Il 35% cerca una partnership collaborativa in cui la responsabilità del progetto sia condivisa. Infine, il 30% dei responsabili delle decisioni IT preferisce lavorare con un partner che si assuma la piena responsabilità del progetto, dall'inizio alla fine.

Ciò dipende realmente dalle esigenze e dalle capacità dell'organizzazione. Le grandi organizzazioni con oltre 5.000 dipendenti sono più propense a scegliere una collaborazione completa, il che non sorprende data la complessità dell'implementazione di nuove tecnologie in aziende di tali dimensioni.

L'aspetto fondamentale è che non esiste una strategia universale: ogni azienda deve individuare i propri punti di forza e di debolezza prima di affidarsi a un supporto esterno.

La scelta giusta dipende dalle priorità dell'organizzazione.

Ad esempio, la nostra ricerca ha mostrato che le aziende che hanno gestito la loro ultima importante implementazione tecnologica in autonomia hanno riportato il numero più basso di problemi di compatibilità e ritardi. Pertanto, se la priorità della tua azienda è la velocità, questa potrebbe essere l'opzione migliore. Tuttavia, questa scelta comporta un minor supporto continuo: un quinto degli intervistati ha ritenuto vi fosse una mancanza di comunicazione con i fornitori, mentre uno su sette ha lamentato l'assenza del servizio di assistenza post-vendita.

I responsabili delle decisioni IT che hanno optato per una piena collaborazione con una terza parte hanno avuto maggiori possibilità di non riscontrare problemi (21%). Questa scelta ha comportato inoltre una migliore assistenza post-vendita e una migliore comunicazione, ma soprattutto un tasso del solo 5% di abbandono del progetto (la metà di quanto non avvenga con le implementazioni autonome). Uno degli svantaggi che la nostra ricerca ha evidenziato è stato un leggero aumento del tasso di problemi di funzionalità.

È chiaro che cercare di adottare un approccio ibrido al supporto, che preveda una responsabilità iniziale di una terza parte e quindi l'implementazione autonoma da parte dell'azienda (o viceversa), può far emergere problemi. Oltre il 90% dei responsabili delle decisioni IT che ha scelto questa strada ha riscontrato problemi e un numero significativamente più alto è stato costretto ad abbandonare il progetto. Questo approccio ha inoltre determinato un aumento dei tassi di problemi, come ad esempio quello di una tecnologia non adatta allo scopo o di una scarsa adozione dei nuovi sistemi da parte dei dipendenti.

Ciò che è ovvio per tutti i responsabili delle decisioni IT che hanno affrontato queste sfide è che non tutti i partner sono uguali.

La scelta del partner giusto per un'importante implementazione tecnologica non è una decisione facile. Dipende da molti fattori.

Un partner valido può collaborare con responsabili delle decisioni IT e diversi settori aziendali per mitigare alcuni dei rischi di compatibilità e di tempistica associati a progetti complessi e di grandi dimensioni. Ma è vero anche il contrario. Come abbiamo visto, i problemi di compatibilità e i ritardi possono essere in realtà aumentati dalla collaborazione completa.

Cosa ci indica questo dato? È fondamentale che i responsabili delle decisioni IT collaborino con un partner che vanti una profonda esperienza nell'integrazione delle soluzioni e una conoscenza specialistica delle tecnologie che i responsabili delle decisioni IT stanno cercando di adottare. I potenziali partner devono essere in grado di accorpare varie soluzioni, coordinandole affinché operino in sinergia.

Un'implementazione di successo richiede inoltre una conoscenza approfondita dei processi aziendali, in particolare del modo in cui documenti e informazioni vengono elaborati in un'organizzazione, al fine di eliminare qualsiasi attrito.

In definitiva, il partner ideale dovrebbe ispirare fiducia nei responsabili delle decisioni IT in modo che possano impegnarsi a fondo per un futuro automatizzato, sfruttando i vantaggi derivanti da maggiore sicurezza e conformità, dalla maggiore produttività e da un'esperienza clienti eccezionale.

Non esistono soluzioni immediate per semplificare l'implementazione delle nuove tecnologie. Si tratta di un processo naturalmente impegnativo, dove i problemi di compatibilità creano una costante preoccupazione.

Tuttavia, le aziende che già vantano una maturità digitale superiore affiancata a una cultura aziendale che accoglie nuove tecnologie e nuove idee sono in un'ottima posizione per avere successo. Se i responsabili delle decisioni IT pianificano il futuro, identificano il supporto di cui hanno bisogno e trovano un partner in grado di fornire la giusta assistenza, avranno le migliori chance di un'implementazione di successo che apporterà vantaggi all'interno dell'organizzazione per gli anni a venire.

Canon vanta oltre 30 anni di esperienza nell'ingegneria dei processi aziendali, nell'implementazione e nell'orchestrazione delle soluzioni. Abbiamo già supportato oltre 2.700 clienti in tutta Europa per migliorare la loro gestione delle informazioni. Siamo specializzati nell'iperautomazione dei flussi di lavoro e nella gestione dei documenti digitali: ovunque si trovi la tua azienda nel percorso di gestione delle informazioni, siamo pronti ad aiutarti a passare alla fase successiva.

Scarica subito il nostro report per ulteriori informazioni sulle insidie comuni che le aziende devono affrontare durante l'implementazione della tecnologia e per scoprire in che modo le organizzazioni stanno sfruttando l'automazione per una migliore gestione delle informazioni.