Perché le decisioni relative all'hardware possono rivelarsi cruciali nelle strategie di trasformazione digitale

Dopo essersi già dimostrata un'iniziativa di grande importanza strategica, la trasformazione digitale ha iniziato a ricoprire un ruolo sempre più rilevante a seguito del Coronavirus. Il 59%¹ dei responsabili IT afferma che le pressioni generate dalla pandemia hanno accelerato le strategie di trasformazione digitale. La "nuova normalità" sta influenzando profondamente il panorama dei requisiti hardware necessari per il futuro. Per assicurarsi che gli investimenti non vengano sprecati, è necessario considerare il modo in cui le tecnologie per l'ufficio si inseriscono nella propria strategia di trasformazione digitale a lungo termine.

Anche se le statistiche possono variare, le ricerche² prevedono che, entro la fine del 2021, il 25-30% della forza lavoro lavorerà da casa per più giorni alla settimana. Il lavoro da remoto non è un fenomeno nuovo sviluppatosi come conseguenza della pandemia, ma rappresenta una tendenza costante che ha preso piede nell'ultimo decennio. Essendo sempre di più le aziende di alto profilo che annunciano il loro impegno verso un approccio lavorativo ibrido e più flessibile, è ragionevole aspettarsi un progressivo calo dell'afflusso di personale, ma la verità è che il ruolo dell'ufficio sta cambiando radicalmente. Invece di seguire un'impostazione predefinita per tutte le attività lavorative, sarà possibile sceglierne per cosa mi serve l’ufficio, che sia per svolgere attività ad elevata produttività, o incontri face-to-face o l'impiego di risorse specializzate.

Le aziende, e la loro forza lavoro, avranno la libertà di chiedersi: che cosa voglio ottenere e quale luogo mi consente di farlo meglio? Il ruolo dell'azienda e del responsabile IT sarà quello di garantire che la tecnologia non rientri mai nel processo decisionale, ma funga da tacito strumento di agevolazione per ogni ambiente di lavoro. Per i responsabili IT, si tratterà di una transizione significativa. In passato, le aziende davano priorità agli investimenti tecnologici in loco per l'ufficio, ma affinché il lavoro ibrido possa essere attuato adeguatamente, ora è necessario trattare tutti gli ambienti di lavoro allo stesso modo. L'obiettivo deve essere quello di garantire un'esperienza di lavoro coerente, indipendentemente dal luogo.

In questo contesto, è fondamentale investire nelle giuste tecnologie. È necessario innanzitutto garantire che i normali processi aziendali, come la contabilità fornitori o le assunzioni, possano essere svolti in modo efficace nonostante un maggior numero di dipendenti scelga di lavorare da remoto su base part-time o a tempo pieno. Dal momento che per i team non sarà così facile lavorare insieme su documenti fisici, la digitalizzazione costituirà una parte importante di questa sperimentazione a distanza. Trasformando i documenti fisici in dati digitali, i dipendenti non solo potranno renderli disponibili ai membri del team che lavorano da remoto, ma si assicureranno di poter continuare a lavorare personalmente su quei documenti anche una volta tornati a casa: ciò garantisce un'efficiente svolgimento del lavoro ibrido sia individualmente che in team.

Circa la metà (49%) dei dirigenti aziendali ritiene che la digitalizzazione dei processi basati su supporti cartacei ricopra grande importanza nelle iniziative di trasformazione aziendale³. Tuttavia, nonostante l'enfasi posta sulla trasformazione, il 65% dei responsabili IT sostiene che la carta sarà ancora importante per gli ambienti di lavoro fino al 2025⁴. Indipendentemente dagli sviluppi nella tecnologia digitale, le precedenti previsioni relative al tanto invocato "ufficio senza carta" non si sono ancora realizzate. Infatti, anche in condizioni così estreme come quelle determinate dalla pandemia, durante la quale si è assistito ad un aumento della digitalizzazione, le aziende spesso non sono ancora in grado di sostituire i flussi di lavoro cartacei con processi interamente digitali⁵. La verità è che la maggior parte delle aziende necessita ancora di documenti fisici in almeno una fase dei normali flussi di lavoro aziendali, che sia perché partono dal formato cartaceo o perché terminano con esso.

Cosa significa tutto ciò in termini di investimenti? Significa che, almeno nel futuro che possiamo prevedere, i responsabili IT dovranno investire in tecnologie che supportino modalità di lavoro ibride efficaci.

Acquistare i giusti componenti hardware è essenziale per creare un ecosistema tecnologico che supporti il lavoro ibrido. Nonostante la tentazione di fare investimenti basandosi su passate decisioni di acquisto o sul risparmio dei costi, bisogna considerare che il mondo di oggi è cambiato sostanzialmente rispetto a solo 12 mesi fa. Le attuali soluzioni hardware di stampa e scansione devono fungere da hub per i flussi di lavoro ibridi. Le opzioni di connettività e la funzionalità di digitalizzazione devono avere un ruolo centrale in tutte le future decisioni di acquisto.

Il portfolio di Canon è stato progettato proprio per rendere efficace il lavoro ibrido. I nostri dispositivi multifunzione intelligenti (MFD) sono realizzati con la più recente tecnologia di acquisizione ed elaborazione dei documenti e dispongono di una connettività cloud avanzata, integrata per la normale archiviazione su cloud e l'applicazione del flusso di lavoro.

I nostri MFD, come la nuova serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800, non offrono solo funzionalità di stampa all'avanguardia, ma anche una tecnologia di scansione intelligente per supportare la trasformazione digitale. I dipendenti possono facilmente trasformare i documenti di stampa in informazioni digitali da poter poi inserire direttamente in applicazioni come OneDrive o Dropbox o integrare nei flussi di lavoro aziendali come SAP Concur. Questa migliore connettività assicura che le informazioni siano rese disponibili ai colleghi indipendentemente dal luogo in cui si trovano, permettendo di lavorare dovunque in modo efficiente.

Se sei un responsabile IT, il 2020 ha probabilmente avuto un impatto significativo sulla tua strategia IT e sulle tue priorità di investimento. Anche se la priorità assoluta sarà quella di "far funzionare tutto" nel breve periodo, le aziende dovrebbero pensare in senso pratico al lavoro ibrido a lungo termine. Come saranno gestiti in modo efficace i flussi di lavoro in più sedi? Quali sono gli elementi di tali processi più facili da digitalizzare? E la stampa dove ricopre ancora un ruolo essenziale? Per supportare il lavoro in modo efficiente, anche durante il passaggio dalla stampa al digitale, i responsabili IT dovrebbero cercare di investire in unità MFD di nuova generazione che offrono non solo funzionalità per la stampa di tutti i giorni, ma anche le funzioni di connettività, digitalizzazione e ottimizzazione del flusso di lavoro che gli MFD hanno oggi a disposizione.

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